Erfüllen Sie die rechtlichen Anforderungen?

Bereits seit dem 1. Januar 2002 sind steuerlich und geschäftlich relevante E-Mails auf Grund ihrer Gleichstellung mit anderen Geschäftsdokumenten wie Brief und Fax revisionssicher für eine Dauer von bis zu 10 Jahren zu archivieren.

Dies regeln in Deutschland GoBD, GDPdU und GoBS*.

Die finanziellen Folgen einer Nichtbeachtung der gesetzlichen Vorschriften können gravierend sein. Diese reichen von den Nachteilen einer Schätzung durch Steuerprüfer auf Grund von fehlenden Unterlagen bis hin zu hohen Strafzahlungen. Dabei muss die Lösung weder kompliziert, noch teuer sein.

Mit dynaSEA rechtssicher E-Mails archivieren

Mit Hilfe von dynaSEA werden Ihre ein- und ausgehenden E-Mails automatisch rechtskonform archiviert. Damit können Sie beruhigt einer potentiellen digitalen Steuerprüfung entgegensehen.

dynaSEA Lieben Sie Risiken

dynaSEA Logo

dynaSEA erweitert das Business E-Mail Hosting dynaMAIL um die automatische Archivierung Ihrer E-Mails. Nutzen Sie zudem die Vorteile eines jederzeit verfügbaren Archivs:

  • Entlastung Ihres Postfachs durch unbesorgtes Löschen alter Daten
  • Wiederherstellung jeder E-Mail aus dem Archiv für eine Zeitdauer von 10 Jahren
  • Versehentliche Löschung im Archiv unmöglich, da nicht löschbar
  • Globale Suchfunktionen von dynaMAIL betreffen auch das gesamte Archiv
*Anmerkungen

GoBD: "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", veröffentlicht im BMF-Schreiben vom 14.11.2014. Die GoBD ersetzen die GDPdU und die GoBS.

GDPdU: "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen des Bundesministeriums der Finanzen", veröffentlicht im BMF-Schreiben vom 16.07.2001.

GoBS: "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme", veröffentlicht im BMF-Schreiben vom 07.11.1995.

Die Funktionen im Überblick

Auf der sicheren Seite - E-Mail Compliance
dynaSEA Compliance

Archivierung und Compliance ist heutzutage die Realität für Unternehmen und Organisationen, gleich welcher Größe. Der Aufwand für eine eigene Lösung ist sehr hoch und zeitaufwendig, und erfordert sowohl Investitionen in entsprechende Hardware als auch Schulung von Mitarbeitern oder die Beauftragung von Consultants.

dynaMAIL unterstützt bereits nativ Archivierung und Discovery, und zusammen mit dynaSEA erhalten Sie eine vollständig gesetzeskonforme Lösung zu einem exzellenten Preis-/Leistungsverhältnis. Die Vorteile für Sie:

  • Volle Integration - keine Drittsoftware, direkter Archiv-Zugriff aus dem Webmail oder Ihrem E-Mail Programm
  • Vollständige Indizierung aller Metadaten und Inhalte sowie für über 200 unterschiedliche Anhangstypen
  • Einfache Suchfunktion für komplexe Abfragen, globale Suche
  • Kosten-effektiv - Sie benötigen keine Hardware, kein Personal, keine Schulungen, keine ständige Kontrolle auf gesetzliche Vorschriften

Ein Verstoß gegen diese gesetzliche Regelung ist kein Kavaliersdelikt, und wird strafrechtlich verfolgt - bis hin zu einer persönlichen Haftung der Geschäftsführer. Hinzu kommen die Schätzungen der Finanzbehörden auf Grund fehlender Unterlagen, welche ebenfalls weitreichende Auswirkungen auf die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens haben können.

Sobald eine E-Mail

  • eine rechtsrelevante Erklärung enthält,
  • einem Handels- oder Geschäftsbrief entspricht,
  • einen Buchhaltungs-Beleg enthält,
  • eine Dokumentation von wichtigen Betriebsvorgängen enthält,
  • oder "sonstige Unterlagen, welche für die Besteuerung von Bedeutung sind"

enthält, ist sie gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (siehe HGB und AO/Abgabenordnung) zu archivieren.

Laut der erweiterten Abgabenordnung (AO) sind digitale Dokumente in ihrem Ursprungszustand zu archivieren. Bei Dokumenten in Papierform ist dies das Dokument selbst, bei E-Mails ist es die elektronische Form, welche – bevor sie verändert werden kann – in einem Archiv digital abzulegen ist (Abschnitt III, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, GDPdU)

E-Mails müssen in Ihrer Original-Form (d.h. elektronisch) direkt am Mail-Server archiviert werden, was sich bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, die über keine eigenen E-Mail Server verfügen, als problematisch erweist. Oft werden Dienstleister in Anspruch genommen, welche neben anderen Dienstleistungen (z.B. Internetanbindung oder Webhosting) E-Mail Hosting anbieten – allerdings ohne gesetzeskonforme Archivierungsmöglichkeit.

Maßgeblich für die Verpflichtung zur Archivierung elektronischer Unterlagen sind unter anderem folgende gesetzliche Bestimmungen:

  • Abgabenordnung (AO)
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
  • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
  • Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
  • Handelsgesetzbuch (HGB)

Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, lesen Sie auch den Artikel Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung (PDF) von Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht Ulrich J. W. Bruns.

Zugriff

Direkt und einfach
dynaSEA Archiv-Zugriff

Sie brauchen keine separate Software oder einen externen Zugang zum Archivsystem. Im Webmail sehen Sie einen weiteren Ordner namens "Archiv", den Sie wie einen normalen E-Mail Ordner öffnen, ansehen und durchsuchen können. Kompliziert war gestern. Wenn Sie lieber ein E-Mail Programm wie Outlook oder Thunderbird verwenden möchten, abonnieren Sie den freigegebenen Archiv-Ordner einfach über das IMAP-Protokoll, und Sie können wie gewohnt mit dem Ordner arbeiten.

In dem Archiv-Ordner können Sie:

  • E-Mails anzeigen und sortieren
  • Suchfunktionen nutzen (einfache und erweiterte)
  • Wiederherstellen einer Kopie per Drag-and-Drop in Ihren Posteingang
Suchen und Finden
dynaSEA Suchen und Finden

Alle Suchfunktionen und Filter, welche Sie in dynaMAIL nutzen, können Sie ebenfalls im Archiv anwenden. Auch das Speichern von Suchanfragen ist auf dieselbe Art und Weise möglich wie in Ihren regulären Ordnern:

  • Suchen in allen E-Mails des Archivs
  • Suche in E-Mail Inhalten und über 200 verschiedenen Anhang-Typen
  • Speichern von Suchen als aktualisierbare Ansichten

Service

Hilfe und Support

Als dynaSEA-Kunde erhalten Sie natürlich Unterstützung in Form unseres Support-Portals, der Wissensdatenbank sowie unseres qualifizierten Fachpersonals. Wir stehen Ihnen in allen Fragen rund um dynaMAIL und dynaSEA zur Verfügung.

Unterstützung bei Steuerprüfungen

Sollten Sie in eine Steuerprüfung geraten, unterstützen wir Sie natürlich mit unserem Know-How hinsichtlich gezielter Suchabfragen und Daten-Exporte für den Steuerprüfer. Auch eine Prozessbeschreibung der Archivierung stellen wir Ihnen zur Verfügung, damit Sie dem Prüfer die Gesetzeskonformität unserer Archivierungsdienstleistung nachweisen können. Nehmen Sie hierzu einfach Kontakt mit uns auf.

Daten-Export

Natürlich können wir Ihre Daten auf Wunsch auch aus dem Archiv exportieren. Die Kosten hierfür variieren je nach Umfang und Zieldatenträger, aber wir unterbreiten Ihnen selbstverständlich ein verbindliches Angebot nach kurzer Abstimmung mit Ihnen.

EU-DSGVO Konformität

Zusätzlich zu dem enormen Leistungsumfang unserer Produkte bieten wir unseren Kunden die Rechtssicherheit hinsichtlich der EU-DSGVO (Datenschutzgrundverordnung). Dolphin unterzieht sich dieser Prüfung in regelmäßigen Abständen, um eine optimale Absicherung für unsere Kunden zu erreichen. Auf Anforderung stellen wir den Prüfbericht unseren Kunden natürlich jederzeit zur Verfügung.

Wir setzen grundsätzlich nur Produkte von Markenherstellern für den Betrieb unserer Plattformen ein. Stabilität und Zuverlässigkeit genießen bei uns oberste Priorität - so wie Sie es von Ihrem IT-Dienstleister erwarten.

dynaSEA Software-as-a-Service

Auf Basis von Zimbra ist dynaMAIL ein Produkt mit außerordentlichem Funktionsumfang, erweitert um Dienstleistungen und Funktionen aus eigener Entwicklung. Zimbra bedient bereits über 66 Millionen Postfächer weltweit, über 200.000 Firmen arbeiten bereits mit der Lösung, und pro Jahr kommen ca. 2.000 Firmen hinzu (Quelle: Zimbra, 2010).



Zimbra Logo


dynaSEA in der Cloud

Alle Mailserver und damit verbundene System laufen in der Cloud unseres Technologie-Partners, natürlich mit Serverstandort Deutschland. Dadurch erreichen wir ein Höchstmaß an Ausfallsicherheit und Redundanz.

Durch die Virtualisierung der Systeme kann im Bedarfsfall schnell reagiert und automatisch auf Ersatz-Hardware umgezogen werden, mit nur geringer oder sogar keiner Ausfallzeit.

Die hohe Skalierbarkeit in der Cloud ermöglicht uns, schnell und unkompliziert auf Lastspitzen und dauerhafte Ressourcen-Anforderungen reagieren zu können.

Ihre Vorteile:

  • Hochverfügbare Cloud aus Deutschland
  • Erfüllung höchster Datenschutz-Standards
  • Schnelle Reaktion durch Live Vertical Scaling bei Lastverschiebung
  • Professional Services und sichere Prozesse dank ITSM
  • 24/7 Überwachung und technischer SysAdmin Support
dynaSEA Rechenzentrum

In Zusammenarbeit mit unserem Partner bieten wir Ihnen hochverfügbare und sichere Technik nach aktuellem Standard.

Ihre Vorteile:

  • Zwei getrennte Rechenzentrum (Frankfurt a. M. und Karlsruhe)
  • Flexible, individuell konfigurierbare Infrastruktur
  • Volle 1 GBit-Netzwerkbandbreite pro Server
  • Software-defined Networking und InfiniBand mit 2x56 Gbit/s
  • direktes DE-CIX-Peering für höchste Cloud-Sicherheit
  • Zertifizierung nach ISO 9001, ISO 27001, PCI-DSS sowie SSAE16 / ISAE3402
  • Sehr hohe SLA-Levels (99,99 Prozent Verfügbarkeit und höher)

Nachfolgend finden Sie eine Aufstellung der in den verschiedenen Paketen enthaltenen Funktionen.

  •  
  • Preis
  • Postfachgröße 
  • Anti-Virus / Anti-Spam 
  • Ajax-Webmail 
  • Archivierung
  • Archiv-Speicherplatz 
  • Gesetzeskonforme Archivierung 
  • 10+1 Jahre Archivierung 
  • Beachtung gesetzlicher Auflagen 
  • Zugang zum Archiv 
  • Dynamische Erweiterung 
  • Groupware Funktionen
  • Adressbuch 
  • Kalender 
  • Aufgaben 
  • Notizen  
  • Dateien 
  • GAL 
  • Freigaben 
  • E-Mail Funktionen
  • Import/Export 
  • IMAP-/POP3-Zugriff 
  • Abwesenheits-Agent 
  • Mailfilter 
  • Tagging 
  • Weiterleitungen 
  • Aliasnamen 
  • Adressbucheinträge 
  • Mobilität
  • Mobile Synchronisation 
  • Suchfunktionen
  • Basis-Suche 
  • Erweiterte Suche 
  • Suchanfragen speichern 
  • Optionen (kostenpflichtig)
  • Exchange-Connector 
  • Einrichtung
  • Preis
  •  
  • Überschreitung Archiv-Speicherplatz
    Preis pro angefanges GB und Monat
  • dynaSEA
    1000
  • EUR 5,00/Monat
  • 1 GB
  •  
  • 10 GB
  •  
  •  
  • 5
  • 5
  • 2.000
  •  
  •  
  •  
  • kostenlos
  • EUR 5,00/Monat
  • bestellen
  • EUR 0,79/GB
     
  • dynaSEA
    2000
  • ab EUR 7,00/Monat
  • 2 GB
  •  
  • 10 GB
  •  
  •  
  • 10
  • 10
  • 5.000
  •  
  •  
  •  
  • kostenlos
  • ab EUR 7,00/Monat
  • bestellen
  • EUR 0,79/GB
     
  • dynaSEA
    3000
  • ab EUR 9,00/Monat
  • 3 GB
  •  
  • 10 GB
  •  
  •  
  • 10
  • 10
  • 5.000
  •  
  •  
  •  
  • kostenlos
  • ab EUR 9,00/Monat
  • bestellen
  • EUR 0,79/GB
     
  • dynaSEA
    4000
  • ab EUR 10,00/Monat
  • 4 GB
  •  
  • 10 GB
  •  
  •  
  • 20
  • 20
  • 10.000
  •  
  •  
  •  
  • kostenlos
  • ab EUR 10,00/Monat
  • bestellen
  • EUR 0,79/GB
     
  • dynaSEA
    5000
  • ab EUR 11,00/Monat
  • 5 GB
  •  
  • 10 GB
  •  
  •  
  • 20
  • 20
  • 10.000
  •  
  •  
  •  
  • kostenlos
  • ab EUR 11,00/Monat
  • bestellen
  • EUR 0,79/GB
     

Alle Preisangaben verstehen sich brutto, inklusive 19% MwSt.

Bitte beachten Sie, dass manche der oben genannten Funktionalitäten von dem gewählten Paket abhängig sind. Weitere Details hierzu entnehmen Sie bitte der Paket-Übersicht.